マンション管理会社の新人フロントマンが押さえるべきこと

管理会社

初めての仕事はとても大変ですよね。
マンション管理会社のフロントだって大変な仕事です。

もちろん先輩社員とのOJTで仕事は覚えていくことができるし、1年もたてば一通りの流れも見えてくるでしょう。

フロントの仕事はとても幅広いながら、難しいものはそれほど多くはありません。
でも何となく、で仕事をしていると非常に苦労するはめになります。

マンション管理会社でフロントとして働き始めたばかりの新人フロントが、何をすべきかについて紹介します。

新人フロントが最初に指導されることの内容としては当たり前のことかもしれませんが、当たり前のこととしてできていない人も多いのではないでしょうか。

これからマンション管理会社で働き始める人も、事前予習として参考にしてみてください。

仕事の内容については別記事で説明しています。

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管理業務主任者に合格する

管理業務主任者資格を取得していない人はまず合格すること、これに尽きます。

人手不足の業界なので、資格がなくとも採用する会社はありますよね。
私も業界未経験で資格は持っていませんでしたし、同様の人も結構いるはずです。

難関資格ではないですが、ほどほどに難しいし働きながら資格試験の勉強するのは大変なのでがんばってください。

資格がなければできない仕事は少ないのですが、資格がなければいつまでたっても半人前扱いです。

マンション管理会社の立ち位置とは

マンション管理会社がどのような立場にいて、お客様は誰で、どんな業者と関わっていくかを把握しましょう。

マンションを建設して売る会社があり、マンションを購入して住んでいる人がいます。

管理会社がすべきことは何でしょうか。
管理会社がやる立場にないことは何でしょうか。

前提として、ここでは分譲マンション管理会社について説明しています。
建物一棟をまるごと所有しているオーナーがいて、部屋を貸し出しているのは賃貸マンションで別物なので念のため。

分譲と賃貸の仕事の違いなども、立ち位置の一例です。

どの目線で仕事をするのか、常に確認していく必要があることは覚えておいてください。

この関係性については別記事があるので参考にどうぞ。

スケジュール管理をする

スケジュール管理をしなければならないのは、何もこの仕事に限った話ではありませんが。

期限がある作業を同時進行させ、日程を詰めて予定を立てなければならない業務ばかりであることは間違いないでしょう。

予定管理の方法は、会社ごとにシステム化されている場合も多いかとは思います。

大手であるほどスケジュール管理にフォローが効いているはずですが、人間のやることですから、システムの穴を突くかのようにミスは起きます。

ましてや中小の管理会社であれば、担当者任せでスケジュール管理ミスなんて珍しくありません。

手帳のカレンダーに書き込むくらいでは管理しきれないかもしれませんね。

会社がフォローしてくれるシステムを理解したうえで、自分のスケジュール管理方法を確立しましょう。

議事録を読む

管理組合の理事会や総会の議事録は、できるだけたくさん読んでみましょう。

自分が担当する物件の議事録は当然読まなければならないし、OJTの状況によってはそんな暇はないのかもしれませんけれども。

管理組合の運営の場では何が起きて、解決のためにはどのように動いているのかを知る必要があります。

まずはマンションの築年数と建物規模(戸数)を確認してから、1年を通して読むと流れがつかみやすいはずです。

最初は何のことかさっぱりわからない話も多いでしょうが、それでも構いません。

5年10年と仕事をしていても、自分が担当している物件では経験したことがないような案件が山ほどあるものです。

いずれ物件を担当して理事会に参加するようになれば、議事録を書かなければなりません。

社内会議や商談の議事録を書いた経験がある人もいるかもしれませんね。
管理組合の議事録の書き方は、社内会議の議事録とは勝手が違うはずです。

管理組合のものである議事録を、管理会社が代筆しています。

目線を意識してください。

議事録の体裁の大枠は会社ごとの方針によるものでしょうが、作成するフロント個人の技量はもちろん、チェックする上司や管理組合ごとによってもクセがあります。

他のフロントがどのように議事録を書いているのかを見比べて、参考にしましょう。

クセがあっても作成された議事録が管理組合で承認されている以上は、一定の水準ではあるはずですからうまいことマネしましょう。

独立系の管理会社でなければ他社で作成された議事録を見る機会は少ないのですが、管理会社が書いているにしては酷い内容だな、って議事録はあります。
うちの管理物件の議事録を見て、他社も同じことを思っているかもしれませんが。

管理委託契約書、管理規約を読む

管理委託契約書と管理規約を読んでください。

入社前なら標準管理委託契約書、標準管理規約を読みましょう。

国土交通省 標準管理委託契約書
国土交通省 標準管理規約(単棟型)及び同コメント

内容は物件ごとに違うので暗記する必要はありません。

どこに何が書いてあるか大体わかればいいです。

書かれていることに従って仕事をしなければならない、と理解することが大切です。

工事・点検にはできる限り立ち会う

マンション現地で行われる修繕工事や設備点検には、できるかぎり立ち会いましょう。

もちろんOJTの状況や営繕部署との関係によるところでもあるのですが。

フロントは設備屋でもなければ建築家でもないですが、浅くとも広い知識がなければ窓口としての仕事になりません。

担当物件を持つと暇もなくなって立ち会わなくなるので、新人の頃にしっかり見ておくべきです。

なお点検や修繕工事の写真は作業者が撮影して報告書となるのですが、それとは別に物件現地の写真はたくさん撮っておくことをおススメします。

管理室内、設備の操作盤、フェンスや植栽、何でもです。

現地のあの部分どうなっていたかな?と思っても、会社にいながらにして写真で確認できる場面は多いです。

まとめ

マンション管理では、担当するお客様についての情報量が1件あたりでも非常に多いです。

業務の幅も広いので、最初は苦労することが多いでしょう。
丁寧な仕事をこころがけることでうまくいきますが、完璧である必要はありません。

完璧を求めるフロントマンはつぶれます。
手を抜くことも大切なことです。

手を抜いて仕事ができるようになるための努力はして、息抜きをしながら仕事をしましょう。

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