理事会役員に選出されるのは1年目かもしれませんし、何年か先の将来かもしれません。
マンション管理の方針は管理組合全体で話し合って決めるべきものですが、全員が集まることは難しいものです。
そのため、一定の権限をもった役員を組合員の中から何名か選出して理事会を構成します。
理事会では居住者の意見や要望を取り上げるとともに、管理会社からの提案や設備の不具合発生について協議し対処していくこととなります。
快適な生活をするための管理は、「自分以外の誰か」がすればよいと思っている人が多いのですよね。
管理会社は委託した業務の範囲内において組合運営のサポートをしますが、マンションの管理の主体は管理組合であって、運営をしていくのは所有者である皆さん自身です。
理事会の活動に苦労することもあるかもしれませんが、運営に携わることで管理組合について多くのことを知ることができるため、積極的に参加し任期を全うしていただきたいですね。
役職について
理事会役員に選出されたメンバーの中で、話し合って役職を決定します。
全ての役職が立候補ですんなり決まる理事会は、めったにありません。
面倒な役職は誰もやりたがらないものですが、 話し合いで決まらないようならば、くじ引きによって決定されるでしょう。
以下が各役職の主な役割です。
理事長
管理組合の代表者。
理事会及び総会の決議にもとづく管理組合業務の執行
→ 決定事項の実施を、管理会社に契約の範囲内で指示します。
管理会社に任せっきりにならずに、管理組合が主体となって業務を執行する意識が大切です。
各種書類への署名捺印
→ 管理組合の代表印を保管し、各種の書類に署名捺印をします。
代表印は管理組合口座の取引印ともなります。
例えば、居住者がマンション敷地の駐車場の車庫証明を取得する際に、書類（保管場所使用承諾証明書）の管理者欄には理事長が押印します。
理事会・総会の議長
→ 理事会と総会において、司会と採決を行います。
管理会社に司会を依頼しても構いません。
管理会社もそれが仕事だと思っています。
管理組合業務執行に関する報告
理事会では役員に対し、また総会では組合員に対して業務の執行に関する報告をします。
権限も責任もある理事長職は大変ですので、すべてを理事長に押し付けるのではなく、理事会役員みんなで分担して管理組合を運営していくことが大切です。
（理事長）
国土交通省 標準管理規約（単棟型）及び同コメント
第３８条５ 理事長は、理事会の承認を受けて、他の理事に、その職務の一部を委任することができる。
理事会や総会の進行を理事会役員で分担してきっちり行える管理組合も中にはあるので、そのような管理組合はしっかりしているなあと感心しますね。
副理事長
理事長を補佐し、理事長不在時に理事長を代行する。
普段は副理事長としての特別な役割はありません。
管理組合ごとに必要に応じて業務を分担すればよいでしょう。
理事
理事会に出席し議決に参加する。
理事長・副理事長とともに理事会内で議決権を持ちます。
必要に応じて以下の業務を分担しましょう。
- 町内会担当理事 地域町内会の窓口となり、町内会行事についての連絡事項を管理組合に報告する。
町内会総会への出席を求められる場合もある。 - 会計担当理事 理事会内で小口現金を管理する。
なお会計状況のチェックは監事の業務。 - 広報担当理事 組合員向けの通達文書、掲示板の管理等。
通達文書の作成は管理会社に依頼できるので、管理会社と連携をとる。
監事
管理組合の会計及び業務の執行状況を監査する。
財産や組合業務の状況を監査し、総会で報告します。
また不正があると認められる場合には臨時総会を招集することができます。
会計期間終了後に年間の会計状況チェックの総まとめをして、定期総会で報告するのが一つの仕事です。
日頃から管理組合の運営状況をチェックするのが本来あるべき姿ですが、難しいかもしれません。
会計知識が必要というわけではありませんので、理事会開催時に管理会社担当が行う会計報告において、疑問点を解消していくことから始めるとよいでしょう。
理事会において意見を述べることはできますが、議決に参加することはできません。
しかし監事であっても、一人の組合員であることに変わりはありません。
表向きは監査する立場であっても、他の理事と同様に居住者としての目線で理事会に臨んでも差し支えはないでしょう。
管理組合の年間スケジュール
定期（通常）総会開催から翌年の定期総会までが一区切り、と考えてよいです。
ただし、会計期間とはズレがあります。定期総会開催時には会計期間上は既に次期になっています。
役員任期が1年の場合は、総会にて役員が選出されてから翌年の総会で交代となる役員が選出されて引き継ぐまでが理事会役員の任期となります。
管理組合の年間運営スケジュールは以下の通りです。
2月決算の場合 会計期間 3/1 ～ 2/28
3月 決算報告の理事会を開催する。管理会社から業務報告を受け、定期総会の議案をまとめる。
4月 定期総会を開催する。業務報告及び次期計画等について決議する。役員が選出され、交代する。
5月～翌年2月 総会承認事項を執行するとともに、必要に応じて理事会を開催し新たな問題解決に取り組む。
理事会・総会開催について
理事会の開催時期と回数について決まりはありません。
毎月開催でも隔月開催でも、問題が発生したら召集しましょう、でも構わないのです。
傾向として大規模マンションは取り組む問題が多くなりがちなために、開催頻度が高くなります。
総会の開催時期には決まりがあります。
（総会）
国土交通省 標準管理規約（単棟型）及び同コメント
第４２条
３ 理事長は、通常総会を、毎年１回新会計年度開始以後２か月以内に招集しなければならない。
1年の締めくくりとして総会を開催しなければならない、ということです。
標準管理規約には2か月以内とありますが、管理組合ごとの管理規約に従ってください。
実務上スケジュールが厳しい場合があるため、3か月以内としている管理組合が近年では多いかと思います。
なお、決議したい事項があるのに次の総会までは期間が空きすぎる、という場合には臨時総会を開催することもできます。
